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飲み会の幹事を任された!



ちょいと面倒ですね・・・しかし断ることも出来ないし、まいったな・・・。どうやって進めていこうか?

そんな貴方に朗報です!何を隠そうこの私、年がら年中、幹事をやらされてきた任されてきたのです。酸いも甘いも噛み分けたといっても過言ではありません。悩める仔山羊たちへ、とっておき「エリート幹事必須の5ヶ条」、ご紹介致します!


1.必ず成功させたいなら下見は必須
2.リマインダーをお忘れなく
3.幹事だって楽しんで良い!
4.グズグズ病はなんとしても回避
5.会計報告は「爆速」で





1.必ず成功させたいなら下見は必須
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photo credit: Professor Fumolatro via photopin cc


皆さん、お店の下見はしていますか?お店選びのとき、まずはネットで調べるでしょう。写真も載っているし、場所も良さそうだ。店内もオシャレ。よし、ここに決めよう!とここまでで終わっていませんか?

気軽な飲み会なら良いのですが、ある程度かしこまった席になると、もうひと頑張りです。予約の前に、まずはお店に行ってみましょう。お店の場所はわかりやすいか、エレベーターは滞り無く動いているか、出来れば飲み会の時間に合わせていくのがベスト。当日の雰囲気がわかります。

次に、そのまま店に入りましょう。店員さんに下見で来た旨を伝えれば入れますし、案内もしてもらえます(混雑時は避けたほうが良いですが)。個室を希望するなら、どんなのがあるか聞いて、実際に見てみましょう。写真と実際の印象が違うことは日常茶飯事です。自分の目で確認し、納得した上でお店を予約するのが肝心です。



2.リマインダーをお忘れなく
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photo credit: ideaSmile via photopin cc


飲み会の前日、貴方はどうしていますか?あ~明日の幹事面倒だな~、で1日が過ぎていませんか?気持ちはどうこうできませんが、やるべきことが1つあります。それは、参加者にリマインダーを送ること!明日は飲み会ですよと、都合は大丈夫ですかと、みんなにアナウンスするのです。

幹事の貴方にとって、飲み会は一大事かもしれません。しかし、参加者にとっては日常の1ページにすぎないのです。これは貴方が幹事ではないとき、同じことを思っているはずです。そういや明日、飲み会だっけ?と。

だからこそ!幹事はアピールしなくてはなりません。明日の何時から、どこどこで、飲み会をやりますよと。そうしないと、当日になってキャンセルする輩が現れるからです。前日に確認すれば、たとえ欠席者が出ても、費用がかからずにキャンセルできることが多いです(お店に要確認ですが)。

人は、貴方が思うほど貴方のことを考えてはくれません。みな自分のことで頭がいっぱいなのです。ちょうど今の貴方のように。 ちょっとした確認こそ、スマートな飲み会への道です。




3.幹事だって楽しんで良い!
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photo credit: MichaelTapp via photopin cc

幹事の大変な点は、会においてアレコレお世話することです。飲み物は揃ってますか?小皿は足りてますか?え、箸を落とした?店員さ~ん!ん、ビール以外が飲みたい?・・・こうなると四方八方に気を使ってしまい、せっかくの会が楽しめなくなります。

周りへ気配りのできる貴方はとても素敵なのですが、あえて私は言います。もっと、楽しんじゃいましょう!と。

具体的には、ちょっとだけ鈍感になるのをオススメします。たとえば30人程度の飲み会にて、幹事一人が世話を焼いていたら身が持ちません。全てやろうとせず、席のブロックごとに任せるのです。

居酒屋などではたいてい、大皿料理が出ます。30人なら5人分×6皿でしょうか。自分が世話するのは、あくまで周りの5人分で良いのです。他のブロックは人にお任せして、注文などはブロックごとに直接店員さんに言ってもらいましょう。何でも幹事経由にするから大変なのです。あとは、会の締めなどをキッチリ出来れば、幹事でも楽しめる飲み会は完成です。




4.グズグズ病はなんとしても回避
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photo credit: DigiDreamGrafix.com via photopin cc


貴方は見たことがありますか?居酒屋の前で、グズグズと固まっている人達を?私はグズグズ病と命名したのですが、これは避けたい病気です。

1次会が終わって、さあ次はどうしようか?という時間がグズグズの原因です。ここで間が空くと、参加者同士の雑談が盛り上がってしまい、2次会へ移動するのに時間がかかることになります。

これを避ける方法はいたって簡単。最初から、2次会の手配をしておけば良いのです。しかし、2次会の開催は1次会のあとの雰囲気で、「やろう!」「帰ろう!」となる場合もあり、事前に予約しておくのはややリスキーです。

そこで、現実的な対応策としては、「お店の候補を事前にあげておく」ことが良いでしょう。2次会行こうぜ!となったら速攻でお店に電話し、その場で予約してから行くとスムーズに流れます。1店舗だけでは予約がいっぱい、ということもあるので、3,4店舗ほど目星をつけておくのが無難です。





5.会計報告は「爆速」で
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photo credit: navonco via photopin cc


飲み会が終わって次の日。安心していませんか?残念ながら、会計報告が残っています。事前に費用を徴収する場合もあるかもですが、私の経験ではだいたい、終わってからの徴収です。この場合、参加者にとって「いくら払うのか」は関心のタネとなります。自分の財布を気にしつつ、会計報告を待っています。

一方で、幹事にとっては大変だった飲み会が終わり、一息つきたいとこです。仕事が忙しければ後回しにしがち・・・ここで、参加者と幹事の間に温度差が生まれてしまいます。

面倒ですがここは踏ん張り所です。「幹事、昨日の飲み会、いくら払えばいいの?」なんて聞かれる前に、 さっさと会計報告して、参加者から徴収をしましょう。出来れば、翌日の午前中がベストです。そうすれば、参加者も昼休みにお金の準備をして、午後には支払いができます。幹事も早めに回収できて助かるでしょう。会計報告は早めが吉です。



【まとめ】

いかがでしたか?幹事の貴方に役立てば幸いです。最後に、5つのポイントを再度あげますので、ぜひご参考に!

★ロード・トゥー・エリート幹事 5ヶ条★
1.必ず成功させたいなら下見は必須
2.リマインダーをお忘れなく
3.幹事だって楽しんで良い!
4.グズグズ病はなんとしても回避
5.会計報告は「爆速」で


では、素敵なひとときを!


幹事をやりすぎた シマより